Utvecklingssamtal och feedback – en chans att se över ditt ledarskap snarare än att pejla medarbetarens prestationer
Du kan utläsa mycket av din medarbetares reaktioner under utvecklingssamtalet.
Utvecklingssamtal är ett ypperligt tillfälle för chefen och medarbetaren att interagera ostört kring medarbetarens utveckling och ger dig som chef möjlighet att lära känna individen och få reda på vad som motiverar och engagerar honom eller henne.
Syftet med utvecklingssamtal är att ta reda på hur du som chef kan skapa optimala förutsättningar för medarbetaren att uppnå det bästa möjliga resultatet. Detta förutsätter att du som chef tar reda på vad det är som motiverar dina medarbetare i deras dagliga arbete. Detta kan du enbart göra genom att lära känna individen. Utvecklingssamtal ger dig som chef möjligheten att skapa den interaktion med medarbetaren som krävs för att identifiera just detta.
Förbered dig
En grundläggande regel för ett bra samtal är att du som chef förbereder dig väl och i förväg bestämmer vad du vill få ut av samtalet.
• Vad är syftet med samtalet? Vilket blir samtalets fokusområde?
• Vilka öppna frågor ska ställas för att få syftet besvarat?
• Medarbetarens reaktion kring frågorna?
• Medarbetarens möjlighet att kommentera hur du är och uppfattas som chef
Vad vill du ha ut av samtalet?
Även att definiera fokusområde, vad vill du och verksamheten få ut av samtalet?
• Att diskutera medarbetarens framtida utvecklingsmöjligheter inom företaget.
• Att klargöra medarbetarens mål och eventuella delmål.
• Att identifiera medarbetarens behov av kompetensutveckling baserad på kraven som ställs av medarbetarens roll och företagets affärsplaner.
Reaktionerna avslöjar mycket
Oftast handlar samtalet om ovanstående fokusområden och huruvida den individuella handlingsplanen följs. Informationen som framkommer är lätt att konstatera och diskutera. Det som kan komma i skymundan är medarbetarens reaktioner och beteende under samtalet. Denna information är otroligt värdefull.
Det du som chef letar efter är affekt hos medarbetaren. Affekt är upplevelsen av en känsla som karakteriseras av att känslor får uttryck genom beteendet. Så, hur uttrycker sig medarbetaren under samtalet?
• När visar han/hon positiv affekt? Ler, skrattar, är engagerad etc.
• När visar han/hon negativ affekt? Skruvar på sig, är allvarlig etc.
Medarbetare ger dig signaler om vad det är som motiverar honom eller henne i arbetet närhelst du har tid att uppmärksamma dem.
Feedback
Ett annat sätt när det handlar om interaktion chef/medarbetare som är vanligt förekommande idag är den framväxande feedback-kulturen. Det är ett ytterligare tillfälle för dig som chef att leta efter affekt hos dina medarbetare. Syftet med feedback är att det ska ha en positiv inverkan på medarbetarens utveckling, ge medarbetaren användbar information och perspektiv samt vara uppmuntrande och motiverande. Därför ska feedback ges med en god intention, vara baserad på fakta eller beteende och vara konstruktiv och gärna upplyftande.
”Tänk på att 60 % av allt beröm vi får, får vi innan vi är 6 år gamla”
Positiv eller konstruktiv feedback är alltid välkommen eftersom alla medarbetare har behov av att bli bekräftade på något sätt, förutsatt att den feedback som ges är befogad eller efterfrågad. Om feedback ges utan att vara efterfrågad eller befogad kan detta få en icke önskvärd effekt som kan innebära negativa konsekvenser för dig som chef eller för dina medarbetare. Tänk på att ge specifika exempel på vad medarbetaren gjort i en specifik situation som han eller hon skulle kunna utvecklas inom. Detta gör feedbacken tydlig, konstruktiv och blir därför befogad i sammanhanget.
Tillit och respekt
Kom ihåg att en primär faktor när det handlar om utvecklingssamtal och feedback är att relationen underhålls och bygger på tillit och respekt. Det är just tillit och respekt som skapar goda förutsättningar för framtida konstruktiva relationer som möjliggör bättre finansiella resultat.
Missa inte de nya checklistorna och mallarna för utvecklingssamtal i den senaste uppdateringen i Personalhandboken.
Text: Mikaela Hannervik | Redaktör Human Resource Management och Personalhandboken
Mikaela Hannervik arbetar som konsult på Consultatum och har fördjupade kunskaper i organisationsutveckling samt i sammanhanget mellan hälsa, service och lönsamhet i företag.
